基于ASP办公自动化系统论文

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引言

 

  随着计算机技术的飞速发展,计算机在各行各业中应用的普及,利用计算机实现学校办公自动化系统管理势在必行。办公自动化系统是20世纪80年代初期随着微型计算机技术和计算机局域网络技术的发展而兴起的一门信息处理系统分支。目前,办公自动化的概念和意识已广泛地被各类办公人员所接受,办公自动化系统已深入到现代社会的各个角落。它的出现正改变着传统的事务性办公业务,改变着人们的观念。随着技术的进步,办公自动化系统的功能和内涵也在不断地发展和完善,为未来信息化的社会提供一个高效迅速甚至智能化的办公环境。

                                            

1.2 办公自动化系统产生的背景

 

  办公自动化系统的产生主要有两方面的原因,一是办公模式的变革;二是

计算机技术的发展。

1 办公模式的变革

  办公是处理人群集体事务的活动。传统办公业务信息量不大,内容简单,手工方式便可以完成。70年代中期,西方发达国家生产力水平急剧上升,办公业务急剧增加,传统的手工方式已不能满足信息和业务增长的需要,时代的发展对办公方式提出了新的要求。为了适应发展需要,就必须改进信息采集、管理和传递的方式和手段,这是办公自动化系统产生的原动力。

2 计算机技术的发展

  最初的主机模式由功能强大的主机负责各项任务,终端基本上作为人机界面而存在,它并无执行程序等更多功能。80年代初微电子工业在技术和价格方面的迅速发展,尤其是微型计算机、网络通信技术和其它各类以微电脑为基础的办公自动化设备的出现,为办公自动化系统的广泛应用和发展提供良好的物质基础。

 

1.3办公自动化系统的发展过程

 

  办公自动化系统是在人类社会活动由迫切需要,在技术和工业基础上具有相关的条件下产生出来的。它的发展伴随着技术的进步而不断丰富和完善。其发展过程大体可分为三个阶段:

   第一阶段:70年代末期。主要以小型计算机设备和自动程控交换机为中心,外加字处理机、复印机、计算机终端设备等构成早期的办公自动化系统。它以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力,实现了个体工作的自动化。

   第二阶段:80年代。采用综合设备,如微型计算机、小型计算机、工作站、综合数据通信等,以实现办公综合管理自动化。这一阶段办公自动化系统以网络为中心,以非结构化数据的信息流为主要存储和处理对象。

   第三阶段:90年代以后。办公自动化系统的发展有以下特点:一是多媒体技术的发展,使它朝着综合处理文本信息、语音和图像信息的方向发展;二是通信技术的发展,使办公自动化突破了单位和地域的限制,朝着全球信息资源共享的方向发展;三是应用更深入,逐渐朝着数据处理、决策支持领域渗透,向更加大型化、综合化、智能化方向发展。

 

1.3.1办公自动化系统在国外的发展

    国外办公自动化系统的发展首推美国和日本,其次为欧洲,以美国为例,美国大约在本世纪七十年代出现办公自动化,1977年到1978年间出现了许多成功的办公自动化的事例(如卡特政府筹建的白宫办公业务信息系统)。

美国办公自动化系统的发展大约分为以下几个时期:

    1 初期(1975年前)。主要采用各种机械、电子设备,如文字处理机、复印机、传真机等来完成单项业务的自动化;

  2 发展期(1975-1982)。采用单机系统以及部分机械电子设备综合办公;

3 改进期和成熟期(1983年以后)。将部门内的计算机和各种设备组成局域网,通过资源共享方式综合办公。综合采用各种新技术,设备向网络化、高速化、智能化方向发展。

1.3.2办公自动化系统在国内的发展

   我国的办公自动化系统建设起步较晚,70年代从国外传入,可以分为以下几个时期:

  1  启蒙与准备期(1981-1985年)

   主要引进技术、解决汉字的输入、输出、合作生产各种设备以及有关系统和软件的汉化工作等,在小范围内实现应用;

  2  开创与见效期(1986-1990年)

   开始有计划地在全国范围内开展办公自动化试点,在设备生产上形成布局,对全国通信网络进行大规模改造,技术上日益成熟,标准化逐步形成;

3  发展与成熟期(90年代后)

全国分组交换网己经投入使用,技术获得进一步发展,各级政府部门、企事业单位开始组建内部局域网,开始向大型化、网络化、高速化发展。

随着社会信息化步伐的加快和高教改革的逐步深入,许多高校已经认识到OAS建设的重要性和必要性。高校办公自动化系统建设已不同程度地被各高校提到日程安排上,并且己有一些高校走在了前列,如清华大学、上海交大、浙江大学、大连海事大学等高校的办公自动化系统都已投入运行,方便了各部门的交流协作,取得了良好的效果。但是,无论是应用软件公司已开发的OAS,还是移植其它高校的OAS,一般都无法完全适合本校的办公需求,都需要经过二次开发,并目‘存在费用高、周期长’的问题。因此研究、设计我们学校自己的办公自动化系统具有较大的理论和实际意义。

 

1.4办公自动化系统的现状和研究意义

 

1.4. 1现状

  办公自动化是当前国际上飞速发展的新型学科,美日等发达国家对它的应用和研究都非常重视。除了对办公自动化系统软硬件及系统集成的研究开发外,还进行了有关办公管理科学方面的研究。我国对办公自动化系统的应用和研究包很重视,国务院电子振兴小组于1983年设立了办公自动化专业领导小组,1986年又成立了办公自动化专业的专家组,多次进行研究和探讨。现在,己有不少办公自动化系统产品投入使用,促进了人们的交流与合作,提高了工作效率。

  1994年4月,有国家计委立项国家教委主持,全国十所大学承担的国家重点工业性试验项目“中国教育科研网络((CERNET)示范工程”开始启动,1995年12月通过鉴定验收。该示范工程建设的成功,对促进我国教育、科研事业的发展和人才的培养将起到重要作用,是我国高校信息系统(包括办公自动化系统) 建设的重要里程碑。但与发达国家相比,还存在较大差距,具体表现在几方面:  

  1  组织管理的滞后性。高校办公自动化系统的建设起步较晚,人才和知识方面存在较大差异,发展不平衡,教育体制的改革和管理的发展总体落后于社会信息化进程。  

 2 重视程度不够。随着信息化社会的到来,高教领域竞争机制的引入,使办公室的工作量越来越大,要求也越来越高,使各级管理人员和办公人员对办公自动化系统的依赖日益增强。而高校的中间管理层在办公自动化系统的建设中,缺乏足够的认识和有力的支持,主动支持、积极参与的不多,影响了系统的建设、生存和发展。

  3 系统效益不明显。我国高校办公自动化系统的发展不同于国外及企业。还处于初级发展阶段,大部分属于信息管理型,缺乏对大量事务的处理及辅助决策的支持。加上用户使用水平有限,办公效率没有得到明显提高。

1.4. 2研究意义

传统的办公方式已不能解决信息管理过程中的沟通(Communication )、协调(Cooperation & Coordination)和控制(Control)等方面的问题。因此必须建立现代办公自动化系统来完成信息的收集、整理、传递和分析,实现信息大范围、有控制、高效率而低成本的共享和利用,并及时主动地获取决策所需的信息以辅助决策,实现管理现代化和决策科学化。

  对于高校而言,校际之间的竞争就意味着内部管理体制和工作效率之间的竞争。随着学校规模的扩大,如果人员之间、各部门之间的信息传递仍然停留在原来的有纸化传送的基础上,这种联系方式就势必导致低效落后,影响各部门间的信息流通效率,因此有必要建立安全、高效的办公自动化系统。通过对办公自动化系统的研究,把握其发展方向和趋势,构建高效的办公环境。随着信息技术的不断发展和理论研究的不断深入,各种新的办公自动化系统设计方案的出现必将对办公自动化的实施与推广起巨大的推动作用,办公自动化系统必将获得更广泛的应用前景。

 

1.5  C/S体系结构与B/S体系结构的比较

 

目前开发学籍管理信息系统常采用的体系结果有C/S和B/S两种,下面对这两种体系结果作具体的比较分析。

1.5.1客户机/服务器模式(C/S) 

客户机/服务器结构,即Client/Server结构。这种结构把数据库信息存放在远程的服务器上,而客户机上安装相应的软件。传统C/S结构一般是两层的,其结构如图2.1所示。它有两部分构成:前端是客户机,即用户界面,接受用户的请求,并向数据库服务器提出请求,通常是一个PC机;后端是服务器,将数据提交给客户端,客户端将数据进行计算并把结构呈现给用户。C/S结构还提供了完善的安全保护及对数据完整性处理等操作,并允许多个客户同时访问一个数据库。在这种结构中,服务器的硬件必须要有足够的处理能力,这样才能满足客户的需求。

随着Internet技术的普及和电子商务技术的发展,客户机/服务器结构的数据库系统正在由2层向3层发展。应用程序的任务在逻辑上被划分为三种服务:用户服务、业务服务(中间层服务) 和数据服务。用户服务在客户机上,提供了可视化的用户界面来表示信息和收集数据;业务服务在一个或多个业务服务器上,是联系用户服务和数据服务的桥梁,它们响应用户发来的请求,实施业务规则,处理和分析业务数据。获得业务结果;数据服务在数据库服务器上,负责数据的组织管理,包括数据的定义、维护、访问和更新以及管理并响应业务服务器的数据请求。

C/S结构在技术上已经很成熟,它的主要特点是交互性强、具有安全存取模式、网络通信量低、响应速度快、利于处理大量数据。但是该结构的程序是针对性开发的,变更不灵活,维护和管理的难度较大。通常只局限于小型局域网,不利于扩展。并且,由于该结构的每台客户机都需要安装相应的客户端程序,分布功能弱且兼容性差,不能实现快速部署安装和配置,因此缺少交通性,具有较大的局限性。要求具有一定专业水准的技术人员去完成。

 

 

图2.1  C/S二层体系结构

 

1.5.2 浏览器/服务器模式

浏览器/服务器结构,即Browser/Server结构,就是只安装维护一个服务器,而客户端采用浏览器运行软件。它是随着Internet技术的兴起,对C/S结构的一种变化和改进。主要利用了不断成熟的WWW浏览器技术,结合多种Script语言(如VBScript、JavaScript等)和ActiveX技术,是一种全新的软件系统构造技术。

B/S三层体系结构采用三层客户/服务器结构,在数据管理层和用户界面层之间增加了一层结构,称为中间件,使整个体系结构成为三层。三层结构是伴随着中间件技术的成熟兴起的,核心概念是利用中间件将应用分为表示层、业务逻辑层和数据存储层三个不同的处理层次,如图1.2所示。三个层次的划分是从逻辑上分的,具体的物理分法可以有多种组合。中间件作为构造三层结构应用系统的基础平台,提供了以下主要功能:负责客户机与服务器、服务器与服务器的连接和通信;实现应用与数据库的高效连接;提供一个三层结构应用的开发、运行、部署和管理的平台。这种三层结构在层与层之间是互相独立的,任何一层的改变不会影响其他层的功能。

 

 

图1.2  B/S三层体系结构

 

1.5 .3 客户机/服务器和浏览器/服务器结构的比较

1  硬件环境不同

C/S建立在局域网的基础上,通过专门服务器提供连接和数据交换服务。所处理的用户不仅固定,并且处于相同区域,要求拥有相同的操作系统。B/S建立在广域网的基础上,信息自己管理,有比C/S更强的适用范围,一般只要有操作系统和浏览器就行。与操作系统平台关系最小。面向不可知的用户群。

2  结构不同

C/S软件一般采用两层结构,而B/S采用三层结构。这两种结构的不同点是两层结构中客户端参与运算,而三层结构中客户端不参与运算,只是简单的接收用户的请求,显示最后的结果。所以在三层结构中对客户端的计算机的配置要求很低。虽然B/S在逻辑上采用了三层结构,但在物理上的网络结构仍然是原来的以太网或环形网。这样,第一层与第二层结构之间的通信、第二层与第三层结构之间的通信都需占用同一条网络线路,网络通信量大。而C/S只有两层结构,网络通信量只包括客户端与服务器之间的通信量,网络通信量低。所以,C/S处理大量信息的能力是B/S无法比拟的。

3  处理模式不同

B/S的处理模式与C/S相比,大大简化了客户端,只要装上操作系统、网络协议软件以及浏览器即可,这时的客户机成为瘦客户机,而服务器则集中了所有的应用逻辑。

4  构件重用不同

在构件的重用性方面,C/S程序从整体进行考虑,具有较低的重用性。而B/S对应的是多重结构,要求构件具有相对独立的功能,具有较好的重用性。

5  系统维护不同

系统维护是在软件生存周期中开销最大的一部分。C/S程序由于其本身的整体性,必须整体考察并处理出现的问题。而B/S结构,客户端不必安装及维护。B/S结构在构件组成方面只变更个别构件,开发、维护等工作都集中在服务器端。当需要升级时,只需更新服务器端的软件,而不必更换客户端软件,实现系统的无缝升级。这样就减轻了系统维护与升级的成本和工作量,使用户的总体拥有成本大大降低。

6  对安全的要求不同

C/S一般面向相对固定的用户群,程序更加注重流程,它可以对权限进行多层次校验,提供了更安全的存取模式,对信息安全的控制能力很强。一般高度机密的信息系统采用C/S结构适宜。而B/S采用点对多点、多点对多点这种开放的结构模式,并采用TCP/IP这一类运用于Internet的开放性协议,其安全性只能靠数据服务器上管理密码的数据库来保证。所以B/S对安全以及访问速度比C/S有更高的要求。而Internet技术中这些关键的安全问题远未解决。

7  速度不同

由于C/S在逻辑结构上比B/S少一层,对于相同的任务,C/S完成的速度总比B/S快。使得C/S更利于处理大量数据。

8  交互性与信息流不同

交互性强是C/S固有的一个优点。在C/S中,客户端有一套完整的应用程序,在出错提示、在线帮助等方面都有强大的功能,并且可以在子程序间自由切换。B/S虽然由JavaScript、VBScript提供了一定的交互能力,但与C/S的一整套客户应用相比实在是太有限了。C/S的信息流单一,而B/S可处理如B-B、B-C 

B-G等信息并具有流向的变化。

综上所述,C/S和B/S这两种技术是各有利弊。但相比较只下,C/S主要局限与局域网,缺乏作为应用平台的一些特性,而且要求开发者自己处理事物管理、消息队列、数据的复制和同步等问题,对开发者有较高的要求,而且应用程序的维护和移植复杂。而B/S应用于广域网上,应用程序开发比较简单,而且大大降低了维护管理的难度,所以,B/S具有更广大的发展前景。

 

1. 6论文结构

 

本文包括了以下一些内容:

第1章介绍了办公自动化系统产生的背景,发展过程,现状和研究意义以及C/S体系结构与B/S体系结构的比较等;

第2章介绍了办公自动化系统的需求分析、系统的设计目标,系统框架图、E-R图及数据词典等;

第3章详细讨论了ASP的工作原理、ASP的内置对象、组件,并比较详细的介绍了ASP访问数据库的步骤;

第4章给出了办公自动化系统的数据库的连接和修改,详细介绍了工作计划和个人通讯录模块的实现;    

第5章给主要对办公自动化系统的总结和该系统的发展前景。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第2章  系统分析

 

 

办公自动化是办公与管理自动化的简称,它的发展历史不长,各国的实践不同,对它的理解和认识也不同,随着技术的发展和人们认识过程的深化,办公自动化自身也在不断地丰富和完善。

 

2. 1需求分析

 

办公自动化系统的建立,需要进行用户需求调查与分析,以确定系统目标,这是系统建设的重要环节。学校需要规模相对较小,但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为:一方面是通过收发电子邮件为主的方式,与其它员工交流各种信息,基于工作流的方式实现诸如员工是基本资料查询、个人通讯录;员工管理个人日程安排,各种档案资料的查阅等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务,使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息,高效地协同工作,既兼顾个人办公效率的提高,又可以实现群体协同工作。

 

2. 2系统的设计目标

 

  对广大用户来讲,系统界面友好,操作简单,易学易用是非常重要的。浙江工业大学浙西分校的办公自动化系统从设计上要达到如下目标:

  1 建立一个功能丰富、操作简单的OAS,充分利用Intranet技术,使系统的全部功能都可以在WWW浏览器内进行操作。

  2 满足校领导高效率处理日常事物的工作需要,有效地协助学校领导顺利地完成各项工作。

  3 采用合理的工作台流程方式处理影响工作效率的各个环节,最大限度地避免人工传送实物的工作。

  4 为部门间实现真正的协同工作提供保证,摆脱多个部门协作时经常出现的互相等待的状况。

  总的来说是为校区提供一套校园办公的解决方案,构建现代化的信息平台。在此平台上通过协作,提高资源利用率和工作效率,规范各部门的办公行为,实现资源共享。

 

2. 3系统框架图

 

本系统各个功能都采用模块化结构设计,系统总体框架结构如图2.1

 

 

图2.1系统框架图

 

2. 4   E-R图

 

图2.2个人通讯录E-R图

 

图2.3工作计划E-R图

 

2. 5数据词典

 

为了要实现以上的功能,首先要定义数据字典。因此,在数据库中建立如下六张数据表:管理员信息表(N_admins),用户信息表(N_userinf)、增加工作计划表(N_workrep)、增加通讯录表(N_personrecord),学校办公自动化系统这里所使用的是Access数据库,数据库中的各个表的设计结果如下表。每个表格表

示在数据库中的一个表。

下表为管理员信息表,存储系统中管理员信息

 

表4-1 管理员信息表(N_admins)

列名

数据类型

字段大小

默认值

说明

Admin_id

自动编号

长整型

管理员帐号(主键)

Admin_name

文本

50

管理员姓名

Admin_password

文本

50

管理员密码

Admin_field

文本

50

管理权限

 

 

下表为工作计划表,存储上传的工作计划资源

 

表4-2 用户信息表(N_userinf)

列名

数据类型

字段大小

默认值

说明

ID

自动编号

长整型

资源编号

name

文本

10

用户姓名

username

文本

10

用户名

password

文本

20

密码

allow_write_complan

文本

50

可以输入公司计划

joindate

日期/时间

Now()

建立时间

 

下表为增加工作计划表,存储类别信息

 

表4-3增加工作计划表(N_workrep)

列名

数据类型

字段大小

默认值

说明

ID

自动编号

长整型

日志

title

文本

50

类别名

recdate

文本

50

日志记录日期

username

文本

50

本人用户名

superior

文本

50

安排工作的上级用户名

remark

备注

 

imp

文本

50

是否重要

finished

文本

50

是否完成

 

下表为增加通讯录表,存储增加的通讯录资源

 

表4-4 增加通讯录表(N_personrecord)

列名

数据类型

字段大小

默认值

说明

ID

自动编号

长整型

通讯录编号

thisinfousername

文本

50

名称

recordtype

数字

长整型

 

xm

文本

50

姓名

fax

文本

15

性别

email

文本

50

邮箱

 

下表为通讯录类别管理表,存储通讯录类别

 

表4-6通讯录类别管理表(N-persontype)

列名

数据类型

字段大小

默认值

说明

id

自动编号

长整型

分类编号

username

文本

50

分类名称

typename

文本

50

分类内容

 

2. 6本章小结

 

本章开头阐述了办公自动化系统的需求分析,设计目标,接着介绍系统的数据词典、框架图以及C/S体系结构与B/S体系结构的比较。

 

 

 

 

 

              第3章  ASP技术

 

 

ASP是微软公司推出的新兴的网络应用程序开发技术,是服务器端的脚本编写环境,使用ASP可以创建和运行动态、交互的应用程序,可以组合HTML页面、脚本命令和ActiveX组件以创建交互的网络和基于网络的功能强大的应用程序。目前ASP已成为开发动态网站和网络数据库的主要技术之一。

 

3. 1  ASP的工作原理

  

当用户申请一个大asp主页时,Web服务器响应该HTTP请求,调用ASP引擎,解释被申请文件。当遇到任何与ActiveXScripting兼容的脚本如VB Script和JScript)时,ASP引擎会调用相应的脚本引擎进行处理。若脚本指令中含有访问数据库的请求,就通过ODBC与后台数据库相连,由数据库访问组件执行访库操作。ASP脚本是在服务器端解释执行的,它依据访问数据库的结果集自动生成符合HTML语言的主页,去响应用户的请求。所有相关的发布工作由Web服务器负责。

 

3. 2  ASP的内置对象和组件

 

ASP提供了功能强大的六个内置对象和五个内置组件,利用这些对象和组件可以开发出非常完美的网络应用程序。下面分别对ASP的内置对象和组件作介绍。

 

3.2.1 ASP的内置对象

ASP提供的内置对象,这些对象可以使用户更容易收集通过浏览器请求发送的信息、响应浏览器以及存储用户信息(如用户首选项)。

这六个内置对象如下:

1  Request(请求):可以使用Request对象访问任何用HTTP请求传递的信息,包括从HTML表格用POST方法或GET方法传递的参数、cookie和用户认证。通过Request对象能访问发送给服务器的二进制数据,如上传的文件。

2 Response(响应):将信息送给前端。Response对象可同来构建对信息的反馈。

3  Server(服务器):提供网络服务器工具。

4  Application(应用):管理所有会话,供所有用户共享。

5  Session(会话):存储一次会话内的用户信息,仅被该用户访问。

6  ObjectContext(对象上下问):提交或终止由ASP脚本启动的事物。

下面就ASP的六个内置对象进行说明:

3.2.1.1 Request对象

使用Request对象,可以收集并处理用户通过HTTP请求传送的信息,如HTML表单用POST或GET方式传达的参数,Cookies数据和环境变量等。这些信息可以分别从Request对象的集合中获取。

1 Request对象的语法

Request[.collection|property|method](“variable”)或Request(“variable”)

如果通过调用Request(“variable”)直接使用所有的变量,而不用集合的名称,那么,Web服务器会按照下面的顺序搜索集合:

QueryString

Form

Cookies

ClientCerificate

ServerVariables

这样,当发现第一个匹配的变量时,就认定它就是要引用的成员。显然省略集合名称会影响执行效率。为了提高效率,最好明确的指定是哪个集合中的成员。 

2 Request对象的集合

Request对象有五种集合,如表3.1所示

 

表3.1  Request对象的集合

集合名

说      明

ClientCerificate

存储在发送到HTTP请求中客户端证书中的字段值

Cookies

HTTP请求中被发送的cookie的值

Form

HTTP请求正文中表格元素的值

QueryString

HTTP中查询字符串变量的值

ServerVariables

预定的环境变量的值

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