自动化办公系统论文

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摘   要

极光办公自动化系统是针对南开创元信息技术有限公司开发的,专门用于企业内部员工信息交流的软件,其开发过程主要包括前端应用程序的开发和后端数据库的建立两个方面。对于前者要求应用程序功能完备操作简单,对于后者要求建立起数据一致性、完整性和安全性好的数据库。

本论文在对南开创元信息技术有限公司充分调研的基础上,针对该公司实际情况,采用Client/Server模式、利用JAVA语言进行系统的开发,以SQL Server 2000作为网络数据库,实现极光办公自动化系统。

系统用网络数据库将企业内员工的基本信息统一管理起来,形成集成的信息源,系统会根据员工所属部门对员工进行分类,这样有利于发送者快速找到发送目标,也能方便的进行信息的群发,在该系统中总经理具有最高的权限,负责对系统的管理。

该系统可使企业内员工之间信息的交流更高效,更便捷,也使企业内各部门之间员工的频繁往来减到最少,从而提高企业整体的办公效率,为企业节约成本,使企业在激烈的市场竞争中赢得优势,实现企业整体战略目标。

 

 

 

 

关键词:办公自动化   客户机/服务器    系统管理

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ABSTRACT

The aurora office automated system is developed to the NAIKAI CHUANGYUAN information technical company, specially used in the software of enterprise's interior employee's information interchange.Two respects of main setting-up including the development of the front application program and back end database that it develops course. As to the things that the former requires the application program to have complete function and operate simply, demand to set up the database with good consistency of the data, integrality and security to the latter.

This thesis is on the basis of fully survey and study the information technical company of NAIKAI CHUANGYUAN, direct against this company actual condition, adopt Client/Server mode, utilize Java to carry on systematic development, regard SQL Server 2000 as the network database, realizing the aurora office automated system.   

System basic information of staff unify management stand up enterprise with network database, form information source of integration, system can classify the staff, according to department that staff belong to, helping person as fast as he can to find and send goal and can convenient to carry on group of message, the general manager has supreme authority, responsible for the management to the system in this system.

System this can make enterprise's staff exchange information high-efficient, convenient, and reduce the exchange of the staff of different enterprise department, improve the efficiency of the enterprise whole office, economize the cost for the enterprise, make the enterprise gain advantage among the fierce market competition, realize the goal of enterprise's overall strategy.

 

 

 

Keywords: Office automated     Client/Server    system management

 

 

 

 

 

目   录

 

1.1 引言…………………………………………………………………………………1

1.2 办公自动化背景……………………………………………………………………1

1.3我国办公自动化发展现状…………………………………………………………2

1.4 我国办公自动化发展方向…………………………………………………………3

1.5 极光办公自动化系统开发背景……………………………………………………3

第二章 系统分析…………………………………………………………………4

2.1 极光办公自动化系统的需求分析…………………………………………………4

2.2 极光办公自动化系统的可行性分析………………………………………………4

2.3 极光办公自动化系统数据流程图…………………………………………………6

第三章 系统设计…………………………………………………………………12

3.1 系统设计原则………………………………………………………………………12

3.2 系统功能模块设计…………………………………………………………………12

3.3 系统物理配置方案设计……………………………………………………………14

3.4 数据库设计…………………………………………………………………………14

3.5 输入输出设计………………………………………………………………………16

3.6 系统的安全性设计…………………………………………………………………17

第四章 极光办公自动化系统的技术支持与实施………………………………18

4.1 选择编程语言………………………………………………………………………18

4.2 SQL Server2000数据库……………………………………………………………18

4.3 Java数据库解决方案………………………………………………………………18

4.4 Java局域网解决方案………………………………………………………………21

4.5 系统界面解决方案…………………………………………………………………25

第五章 结束语……………………………………………………………………29

致谢…………………………………………………………………………………30

参考文献……………………………………………………………………………31

 

 

 

 

 

第一章  概述

1.1  引言

在信息时代,一个具备一定规模的现代化组织,在其内部办公运作过程中对信息资源共享和信息实时交流的要求越来越高,高效的办公行政流程和业务运作的信息实时交流的要求越来越高,高效的办公行政流程和业务运作的规范管理成为提高机构管理水平和办公效率,减少资源的消耗,提高机构服务水平的必不可少的手段和方法。
     办公自动化系统的总体目标是:“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段,建成一个覆盖企业办公部门和企事业单位的办公信息系统,通过网络技术,提供本单位内部各部门,各员工之间的信息交换,建立高质量、高效率的信息网络”,本系统也是为实现这一根本目标建立的,它可以实现企业的办公现代化、信息资源化、传输网络化。
    极光办公自动化系统开发的真正意义不是简单的借助电脑处理收发电子邮件等日常办公作业,而是通过计算机系统的各种应用,使各独立的工作者能实现信息共享,协同工作,合理组织机构的公文和文档的流程等办公作业,全面提高组织机构的办公效率,实现信息共享。

1.2办公自动化背景

办公自动化(OfficeAutomation)是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA产业从80年代末发展至今,已从最初的提供面向单机的辅助办公产品,发展到面向企业级应用的大型协同工作软件。其发展过程大致分3个阶段。

第一阶段

以数据为处理中心的传统MIS系统它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域,提高了文件管理水平。但是这种方式缺乏对收发文等群组协作工作过程的处理能力,因而其自动化程度是有限的。

第二阶段

以工作流为中心的办公自动化系统办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处,以E-Mail文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑,以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多的实用功能和模块,实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。与第一代办公自动化相比,第二代系统具有以网络为基础,以工作流自动化为主要的技术手段,缺少对知识管理的能力等特点。

第三阶段

知识管理技术为基础的自动化系统第三代OA的核心是知识,实现的基础是知识管理技术。知识管理是一个系统工程,可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题,目标是将正确的知识传授给正确的人,使他们采取合适的行动,避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播在企业信息系统和人们头脑中的知识”。第三代OA系统有几个显著的特点:实时通信,员工与专家可以网上实时交流,信息广泛集成的内容编目,知识门户的构造。第三代OA帮助企业从How To的过程转到Know的过程,将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率的过渡。

1.3我国办公自动化发展现状

进入20世纪90年代中期以后,由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈,以及政府管理职能的扩大和优化,这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时,办公自动化开始进入一个快速发展的阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来,并专门为政府和企业订做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具体需求开发的,所以需要功能比较完善,并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而低效的OA市场,具体表现在投资大、效果不明显;水平低、重复建设多;硬件投入多、软件投入少;模拟手工作业增加管理负担等。这是因为开发商水平参差不齐,开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等;部分软件产品质量不高,不顾中国企业的运作特点照搬国外技术,使得实施困难;对OA的理解起点不高,导致OA系统与其他系统集成度差;用户使用水平低,又不愿花太多的精力投入培训;售后服务不到位;定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后,整个软件的性能和可使用性都大大降低,没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。从技术来看,普遍存在如下缺点:为用户考虑的少,软件的柔性构造功能差。当前很多OA软件过分强调了软件之间功能的横向对比,为用户考虑的实际功能比较少,结果导致软件大而全,而真正为用户接受的功能模块很少。另一方面,软件的模块复用性很差,直接影响了软件的柔性构造功能,而当用户的需求改变时,哪怕是轻微的改变,都需要开发商来解决,从而影响了用户的使用效率,对开发商也是一个极大的负担。

1.4我国办公自动化发展方向

我国办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看,特别是互联网技术的发展,安全技术的发展和软件理论的发展,实现数字化办公是可能的。但从管理体制和工作习惯的角度来看,全面地数字化办公还有一段距离,首先数字化办公必然冲击现有的管理体制,使现有管理体制发生变革,而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配;另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,短时间内改变尚需时日。尽管如此,全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

1.5极光办公自动化系统开发背景

通过我在南开创元信息技术有限公司的实习,我了解到该公司各部门各员工之间的信息交换十分频繁,但是该公司并没有一套完整的适合本公司的信息交换软件,各部门各员工之间的信息交换还是使用一些通用的软件,所以软件的利用率不是很高,因为很多人根本就不看信息,在很多情况下还需要口头传递。由于通用软件不是针对本公司开发的,对提高本公司的整体办公效率不是很明显,针对上述问题我开发了一套办公自动化软件,它的按部门分类查找功能,可以使发送人很容易找到接受者,节省了搜索查找的时间,当收到信息时还会有提醒,使接受者不会错过一条重要信息,由于软件的主界面是按照公司的部门与组的结构设置,所以员工可以对公司部门的设立、部门下的成员、成员的职务一目了然。

 

 

第二章  系统分析

2.1极光办公自动化系统的需求分析

办公自动化系统的建立,需要进行用户需求调查与分析,以确定系统目标,这是系统建设的重要环节。中小企业需求规模相对较小,在功能上对系统的需求也相对较少。大体可分为:一方面是通过收发消息为主的方式,与其他员工交流各种信息,基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能,即完全采用计算机技术处理办公业务,使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息,高效地协同工作,既兼顾个人办公效率的提高,又可以实现群体协同工作。  

传统的办公方式极大的束缚了人的创造和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂重复的工作,手工处理的延时和差错,正是现代化管理中应去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。办公自动化对传统办公方式的变革,正是适应了人们的普遍需求,也顺应了技术发展的潮流。

针对上述问题,我开发了极光办公自动化系统,它具有如下特点:

  • 极光办公自动化系统可以将人们从繁重的重复性劳动中解放出来,大大节省工作时间,提高工作效率、减少办公费用。
  • 极光办公自动化系统将是企业竞争取胜的法宝,它所收集、处理、分析的对象是“信息”。这些准确、及时、可靠的信息将大大有助于提高领导者决策的正确性和科学性。
  •  通过极光办公自动化系统,能给企业的管理者在行为方式和思维模式上带来革命性进步。企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家,所以迫切需要通过推行办公自动化来改善管理手段,增强竞争力。

2.2极光办公自动化系统的可行性分析

不论采用何种开发MIS的方法,系统分析都是必要且十分重要的环节,虽然,分析的具体方法和详尽程度可能不尽相同。实践表明,系统分析工作的好坏,在很大程度上决定了系统的成败。

开发新系统得要求往往来自对原系统得不满。原系统可能是手工系统也可能是正在运行的信息系统。由于存在的问题可能充斥各个方面,内容分散,甚至含糊不清,这就要求系统分析人员针对用户提出的各种问题和初始要求,对问题进行识别,通过可行性分析确定开发系统的必要性!

可行性分析的任务是明确应用项目的开发的必要性与可行性,可行性取决于实现应用系统的资源和条件。系统的可行性主要包括三个方面:1、管理上的可行性;2、技术上的可行性;3、经济上的可行性;

(1)管理上的可行性:指管理人员对开发系统应用项目的态度和管理方面的条件。主管领导不支持的项目肯定不行。如果中高层管理人员的抵触情绪很大,就有必要等一等,积极做工作,创造条件。管理方面的条件只要指管理方法是否科学,应用管理制度改革的时机是否成熟,规章制度是否齐全以及原始数据十分正确等。公司具有合理的管理机制,完善的规章制度,稳定的经营秩序以及科学的管理方法和程序。并且原始数据完整准确。另外,公司领导具有现代化的管理水平和很强的信息意识,能从长远上支持本系统的运转。

因此本系统在管理上是可行的。

(2)技术上的可行性:指当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求(如增加存储能力,实现通讯功能,提高处理速度)。此外,还要考虑开发人员的水平。信息系统属于知识密集型,对技术要求较高,如果缺乏足够的技术力量,或者单纯依靠外部力量进行开发,是很难成功的!

硬件方面:随着计算机的普及,公司各个部门已拥有相当数量的计算机,能够支持windows 2000 sever操作系统以及SQL sever 2000数据库管理系统。而且形成了一定规模的计算机网络,具有打印机等输出设备,能够满足本系统应用的需要。软件方面:由于本系统客户端使用JAVA语言进行开发所以可以运行在任何操作系统上,服务器端需要windows 2000 sever操作系统和SQL sever 2000数据库管理系统。开发使用的JBuilder9程序设计软件可以在短时间内安装并使用,符合系统的要求。人员方面:公司员工都经过计算机应用方面的专门培训,能够进行基本数据的输入输出,能够熟练使用相应的办公软件,经过短期培训,应该可以使用本系统进行办公。另外公司具有专职的计算机维护人员,定期对计算机进行硬件和软件的维护,符合系统的要求。

因此,本系统在技术上是可行的。

(3)经济上的可行性:主要是预估费用支出和对项目的经济效应进行评估。在费用支出方面,不仅要考虑主机费用,而且要计算外围设备费用、软件开发费用、人员培训费用和将来系统投入运行后的经常性支出费用(如管理、维护费用)和配件费用。经济效益应该从两方面考虑:一部分是可以用钱来衡量的效益,如加快流动资金周转,减少资金积压等;另一部分是难以用钱来表示的,例如提供更高质量的信息,提高取得信息的速度等。

硬件方面:公司已经为每个员工配备一台计算机

运行方面:本系统的运行所需的材料以及维护费用有限。

培训方面:本系统简单易用,界面友好,只需经过短期培训即可。

因此,本系统在经济上是可行的。综上所述,本系统的开发和使用完全是可行的。

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