1 引  言

作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前， 针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求， 众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:

(1) 价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小型档案馆来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的中小型档案馆和基层部门推广。

(2) 技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。

(3) 片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格， 采用了“以大充好”办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际工作当中， 一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。

•  档案管理系统系统分析
  •  系统需求分析

目前为了提高档案管理的水平，档案管理员需要对档案信息的录入、修改、查询、删除、还原的功能一体的管理系统；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程，使工作人员对档案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入员工信息要求准确、完全；管理员和员工能够对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到员工的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，而一般用户不能对信息进行添加、删除。本系统的目的是为了让档案信息管理员通过电子档案系统快捷、方便的了解企业的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司档案的存取。

• 用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员：使用本系统的档案管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户：本系统的一般用户，能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除档案信息的权限。

• 系统功能模块设置

具体操作：对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

• 档案信息的录入：管理员对人事信息的添加

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：档案管理员可以在档案库里新加档案信息，需按员工实际信息录入；

• 档案信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使员工信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的员工信息；

• 档案信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员可以查询已录入的档案信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；

• 档案信息的删除：管理员删除录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；

• 档案信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息，便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表，对其员工列表进行打印。

• 管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：系统由高级管理员和一般用户，一般用户的权限是由高级用户指定的，高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除，及用户密码的设置和修改，高级管理员拥有整个系统的全部功能，一般用户就能对档案信息的修改、查询、打印的功能。

档案管理系统的系统功能图如下图所示：

图1档案管理功能图

• 系统设计目标

档案管理系统在功能满足一般档案信息的录入、删除两大核心功能，在Web服务器端产生可以运行动态的、交互的、高性能的Web服务应用程序。系统的基本设计原则始终是围绕电子档案系统的安装方便、安全可靠、结构简单、便于操作、使用方便来设计的。系统设计时采用较好的开发环境平台，能保证管理系统的正常运行，确保系统有较长的生命周期、性能稳定可靠。

本系统总体目标是要探索出一套适合企业人事档案的管理模式来实现人事档案管理系统系统，能将人事文档和数据处理都在网络上实现。对数据的采集、统计和录入必须建立严格的责任制度，确保数据的真实性、准确性、一致性和适时性，符合信息管理类型软件对数据存取的要求。通过本系统，能帮助管理人员利用计算机，快速方便的对人事信息进行管理、输入、输出、查找等的所需操作，使散乱的人事档案能够具体化，直观化、合理化。使档案管理系统更完善、方便，减轻行政人员的工作负担。

用户和管理在使用本系统时，实现系统操作方便、快捷和操作界面美观等的特点。实现系统的安全性和可靠性，避免他人进入系统内部破坏数据库信息。

• 系统的开发工具
  • 开发环境

•  ASP开发环境平台介绍

ASP是一个Web服务器端的开发环境,利用它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的Web服务应用程序。ASP属于ActiveX技术中的Server端技术,与常见的在Client实现动态主页的技术如Java applet、ActiveX Control、VB Script、JavaScript等不同,ASP中的命令和Scr ipt语句都是由服务器来解释执行的,执行结果产生动态生成的Web页面并送到浏览器;而Client端口技术的Script命令则是由浏览器来解释执行。由于ASP是在服务器端口解释执行,开发者可以不必考虑浏览器是否支持ASP;同时由于它在服务器端口执行,开发者也不必担心别人下载程序从而窃取编程逻辑。ASP通过后缀名为.asp的ASP文件来实现,一个ASP文件相当于一个可执行文件,因此必须放在Web服务器上有可执行权限的目录下。当浏览器向Web Server请求调用ASP文件时,就启动了ASP。Web Server开始调用ASP ,将被请求的.asp文件从头读到底,执行每一个命令,然后动态生成一个HTML页面并送到浏览器。ASP文件的制作和HTML类似,且和HTML开发集成,可以在同一个过程完成。通过ASP 内置的对象、服务器组件(Server Component)可以完成非常复杂的任务,而且用户还可以自己开发或利用别人开发的服务器组件完成专门的任务。

• Microsoft Office FrontPage 2003介绍

FrontPage 2003是一个Web站点创建和管理程序，具有强大的工具和功能，能够实现更佳的结果。FrontPage 2003主要在三个关键领域为用户提供了改进：使用FrontPage 2003布局和图形设计来创建外观漂亮的Web站点；通过强大的脚本和编辑功能更快速的生成更佳的代码，将您的编程能力提升到一个新的高度；能够创建连接到实时数据的交互性Web，并且具有多种多样的发布选项，从而扩展Web站点的能力和影响范围。

• 编程运行环境

• 硬件环境：

CPU:  AMD Sempron(tm) 2600+

内存：512 MB

硬盘：80 G

• 软件环境：

操作系统：Microsoft Windows XP Professional SP2

应用软件：Access 2000、Microsoft Office FrontPage 2000

• 档案管理系统设计
  • 数据库设计

Access 2000数据库适用于小型的管理系统，设计数据库时应了解数据库的基本知识和数据库设计技术，程序设计的方法和技巧等领域的知识。

根据系统功能设计的要求，数据库需要的存储信息如下：

• 用户信息数据库：用户信息包括用户ID号 、用户名、用户密码、用户真实姓名、用户权限及备注信息。
• 所有档案信息数据库：员工编号、姓名、性别、出生年月、联系方式、所在单位、所属部门、学历、参加工作时间、担任职务、专业等及备注信息。

根据功能要求在Access 2000里创建数据库，建立各数据库表如下所述。

首先为了企业用户的管理，需要建立用户信息表（admin_123），如表1所示。

表1用户信息表admin_123

为了数据表存储所有企业人事信息，需要建立所有档案信息表（rcmain），如表2所示。

表2所有档案信息表rcmain

• 系统模块分析与设计

该系统的总体任务是为档案管理员提供一个方便、快捷的管理人事档案信息的方式。

• 系统用户登录：本系统模块采用基于标准的B/S架构的开发模式。与一般的登录系统相似，主要是对登录用户的身份进行合法性验证，经过验证后才能连接到数据库。系统设置登录身份分为两类：高级管理员和一般用户。系统根据不同用户的权限设定不同的用户名，系统由高级管理来设定一般用户。通过验证进入系统的首页后，首页主要涉及添加、浏览、查询、用户管理、密码修改和退出系统的连接功能，并能够快捷、方便的通过导航栏的连接来实现每个模块的功能。通过整个页面的分类，清晰的展示了整个系统的框架。
• 档案信息的录入：用户登录系统后，通过身份的验证对用户权限的区分，系统管理员开始录入员工的信息。录入信息主要是通过添加信息 来填写员工的具体情况。这个页面中包括多个字段信息，其中员工姓名不能为空。还包括出生日期，员工学习信息，员工工作等信息。在添加中的任何时间信息都必须按照指定的时间格式填写，否则会出错，也就不能把员工信息成功添加到数据库中。而一般用户只能以访问者的身份查看录入的信息内容。
• 档案信息的查询：系统查询功能主要通过模糊查询，包括一个是简单的人事查询，还有是一个复合条件查询。在浏览查询页面中，主要通过数据库语言实现模糊的精确查询，在查询页面中，主要是选择要适合条件的查询信息进行复合查询。在复合条件查询中，可以根据性别、政治面貌、学历、婚姻状况、毕业学校、籍贯等条件进行搜索来获得适合条件的查询信息。这里查询出来的员工信息是以列表形式显示出来所有员工信息的部分字段，单击列表中员工姓名连接就可以查看该员工的详细信息。
• 档案信息的修改：系统管理下的信息修改功能主要包括了对员工基本信息、学习信息、基本工作信息等的修改。用户和管理员对录入的信息可以随时进行更改，便于管理人员能及时得到用户的最新信息，便于管理。
• 档案信息的打印：系统管理下的信息打印功能主要是在查询操作下，将查询出来的员工基本信息通过Word文档导出，并对员工基本信息的打印。管理员可以在查询页面中对查询出来的某一类型员工的统一列表通过Word文档导出并进行打印。
• 档案信息的删除：系统管理功能信息的删除只有高级管理员才具有此删除功能，管理员可以将企业多余人员的信息删除，以减少存储内存空间。本系统对信息的删除设置一个专门的回收站，管理员可以将不确定要一次性删除的信息放在回收站中，在确定永久删除信息时再从回收站中将信息删除，便于对误删的信息还原。
• 系统用户管理：系统用户管理功能包括用户名和密码的设置，可以在该功能下添加用户、修改用户信息、删除用户，并对用户权限进行设置。用户管理只有高级用户才有此权限，一般用户不能设置用户名和修改用户信息，一般用户由高级用户设置。用户管理功能下修改其密码，该功能没有权限，高级用户和一般用户都可以在此功能下修改自己的用户密码，密码。
• 退出系统：所有的系统合法用户登录完成操作后退出系统都要进行“退出”操作、或者进行用户转换也需要进行“退出”操作。
  • 界面设计

该系统总体设计思路简单，使用框架做布局，系统页面由一个简洁、清晰的显示页面为首页，让用户能一目了然，页面首部的导航栏目让信息层次更加清晰，用户操作更方便，更有条理。

整体界面的设计功能都通过页面导航栏中的连接来操作，点击导航信息指标上的相关操作功能的内容来连接。示意图，如图2

图2页面设计框架

• 系统流程图与档案管模块功能说明
  • 系统流程图

用户进入系统主页面后，输入用户名和密码，同时选择登录身份，点击提交后，系统将根据用户输入的用户名和密码判断该用户是否为合法用户；如果用户输入的用户名和密码错误，系统将提示出错，并返回到登录界面；如果用户输入的用户名和密码正确，系统将根据用户的身份选择相应的主页面以及功能。所有通过验证的用户在完成功能后，都需要进行退出工作，以免被他人窃取信息。点击退出，系统将返回到登录界面。本管理系统的流程图如图3

图3系统业务流程

• 档案管理模块功能说明

• 高级用户管理模块：

根据档案管理系统设计需求，由高级管理实施档案信息的收集并录入系统，高级管理用户录入信息后可以对录入信息做进一步的修改、删除、查询等功能，同时还能设置管理用户。高级管理用户对职员基本信息的录入、删除流程图如下图4，图5。

图4档案信息录入流程

图5档案信息删除流程

• 一般用户模块：

一般用户是由高级管理用户设置权限，他能够查看高级用户录入的档案信息，如发现有错误信息可以通过修改信息功能将错误信息修改，该用户还具有查询、打印信息的功能，为了安全起见，一般用户可以通过自己的权限对本身用户密码进行修改，但不能删除和添加用户。一般用户对档案信息修改流程图如下图6

图6一般用户对档案信息修改流程