电子政务档案管理论文

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摘  要

 

internet飞速发展的今天,互联网成为人们快速获取、发布和传递信息的重要渠道,它在人们政治、经济生活等各个方面发挥着重要的作用。Internet上发布信息主要是通过网站来实现的,获取信息也是要在internet“海洋”中按照一定的检索方式将所需要的信息从网站上下载下来。因此网站建设在internet应用上的地位显而易见,它以成为政府、企业事业单位信息化建设中的重要组成部分,从而备受人们的重视。

为了将档案的信息更好的管理,提高工作效率,同时避免人工管理的错误,所以制作了档案信息管理系统。本系统分为:档案信息录入,档案信息修改,档案信息查询,档案信息打印以及档案账号管理几个功能模块。总的来说能够满足学校对于档案基本信息的管理。同时由于本系统基于B/S结构,所以是以网站的形式展现其功能的,也适应了目前internet飞速发展的现状。

本系统采用了目前比较流行的ASP作为前台的开发语言。ASP作为开发语言具有简单易学的特点,但是功能还相当强大。后台选择Access作为数据库,用Access作中小型系统的数据库不失为一个好的选择。另外采用Dreamweaver来美化网页,效果很是不错。

 

关键字:

ASP;  Access; 档案信息管理; 数据库技术;网站建设

 

 

 

 

 

 

 

ABSTRUCT

 

The internet develop soon quikly today, the Internet becomes more and more popular to people and obtain by people.People release and deliver the important t information quickly by internet. It play an important role in politics,economic life.  Much information is mainly passed by Internet, and obtain information in the internet"ocean" according to certain inspectional way which will need of the information carries down up and down from the website.So the website construction at the internet applied is obviously important, it become much important in the information-based construction of government,and the business enterprise business unit .So people put more and more attention on internet. Internet do good for us.

In order to improve the teacher's information management system, improve th work efficiency, avoid the mistake of the artificial management in the meantime, so  I manufacture the teacher the information management system.This system is divided into five parts: writing teachers information to database, modificatng teachers information, searching teachers information in database, printing teacher's information and managing teacher's numbered account.In a word, the management can satisfy the management of teachers information for the school.In the meantime because of this system according to the B/S structure, so show its function by the form of the website can also adapted the development of internet’s flying to soon currently of present condition.

This system use a popular language ASP as programming language. Being the development language ASP is easy to study and understand, but the function is still very strong.The backstage choice---Access is a kind of database.This kind of database can make medium or small scaled system. Its agood chiose indeed. Adopting another tool Dreamweaver to beautify a web page, the result is very good.

 

Key words

ASP; Access; The management of techers; Database;The website construct

 

 

目  录

第一章  开发工具介…………………………………………………1

1.1 ASP介绍……………………………………………………………1

1.2 Dreamweaver MX 2002介绍…………………………………3

1.3 Access简介………………………………………………………3

第二章  数据库理论基础…………………………………………4

2.1数据库系统设计及范式分析………………………………………5

2.1.1数据库系统设计…………………………………………………5

2.1.2数据库设计范式分析…………………………………………7

第三章  系统功能模块介绍………………………………………8

3.1系统功能模块图……………………………………………………9

3.2 E-R模型图………………………………………………………10

3.3系统使用流程图……………………………………………………11

3.4各个模块功能简介…………………………………………………12

第四章  系统数据库设计及主要界面……………………………13

4.1数据库设计…………………………………………………………13

4.2系统主要界面介绍………………………………………………14

4.3用户使用注意事项………………………………………………18

第五章  实现代码…………………………………………………19

5.1录入模块代码………………………………………………………19

5.2查询模块代码………………………………………………………32

5.3结论………………………………………………………………51

参考文献…………………………………………………………52

致谢……………………………………………………………………53

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第一章  开发工具介绍

 

1.1  ASP介绍

ASP是1996年由Microsoft推出的运行于服务器端的WEB应用程序开发技术.只能运行于WINDOWNT(WINDOWS)/IIS平台

ASP具有以下特点:

(1)可以混用ASP用HTML,DHTML,ActiveX,VBScript,JavaScript,并且可以相互嵌套。

(2)ASP是纯文本格式,不需编译就可以直接在服务器上运行.

(3)安全性好。ASP是一种在WEB服务器端运行的脚本语言,源代码不会传到客户的浏览器上,可保护源程序不外漏。

(4)面向对象。ASP正是通过其自身包含的对象来实现服务器与客户端交互的

(5)可扩充服务器端功能。利用ASP提供的一组ActiveX服务器组件(ActiveX Server Components)可继续扩充ASP的功能。如用ASP内置ADO组件可以轻松的存取各种数据库。此外,还可以用VB,Java等语言开发自己的组件以进一步扩充其功能

(6)与浏览器无关。ASP可以将运行结果一HTML的格式传送到客户端浏览器,因而可以使用于各种浏览器.

ASP的工作原理

在对ASP的运行过程可以参照下图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

以下是对ASP动态网页处理过程的概述:

(1)用户向Web服务器传送一个.asp页面请求。

(2)服务器接到请求后根据.asp扩展名判断用户要浏览的是一个ASP文件。

(3)服务器从内存或硬盘中读取相应的ASP文件。

(4)ASP程序被传送给服务器上的asp.dll并编译运行,产生标准的HTML文件。

(5)产生的HTML文件作为用户请求的响应传回给用户端浏览器,用户端浏览器进行解释运行。

根据以上步骤不难看出,Web父亲处理ASP页面比处理静态HTML页面多了一个程序编译步骤,而对于用户端来说,浏览HTML页面和浏览ASP页面几乎没有任何区别。因为传回客户端的程序都是标准的HTML文件,因而完全没有必要担心用户的浏览器是否支持所编写的ASP程序,并且ASP适用于任何浏览器。

   值得一提的,以上的ASP处理流程也是经过简化的,实际应用中可能还会涉及到诸如FORM消息提交、ASP页面的动态产生、数据库操作等一系列复杂的问题。此外Web服务器并不是在接到每一个ASP页面请求后都会重新编译,如果某个页面再次接收到和前面完全相同的请求是,服务器会直接去缓冲区中读取编译的结果,而不会重新运行。

ASP的使用环境

ASP程序的运行需要先进行编译,那么就需要一个能对其进行编译运行的环境。下表就列举了一些ASP的运行环境。

Windows 98

Micorosoft Personal Web Server 4.0

Windows NT Server 4.0

Micorosoft IIS 4.0/4.0

Windows NT Workstation 4.0

Micorosoft Peer Web Services 4.0

Windows 2000 Professional

Micorosoft IIS 5.0

Windows 2000 Server

Micorosoft IIS 5.0

Windows XP

Micorosoft IIS 5.1

UNIX

Apache Web Server

本系统是在Windows XP系统上开发的,使用的是Micorosoft IIS 5.1

 

1.2  Dreamweaver MX 2004简介

Dreamweaver MX 2004是Dreamweaver MX 2004的最新的一个版本,它采用了许多先进的技术,可以快速高效的创建极具表现力的和动感效果不错的网页。只值得一提的是,Dreamweaver MX 2004提供了了更加完善的站点管理机制,可以说,改软件是集网页和站点管理两大法宝与一身的超重量级创作工具。

Dreamweaver 具有简单、易学等特点,只要具备初步的网页制作知识,即使是初学者也可以制作出精致的网页,它并不需要学习大量的专业知识。

Dreamweaver MX 2004提供有更多功能强劲的可视化设计工具、应用开发环境和代码编辑支持,它可以使开发人员和设计师能够快捷的创建代码规范的应用程序,集成度非常高,开发环境精简并且高效。开发人员可以运用Dreamweaver 和服务器技术来构建功能强大的网络应用程序,以衔接到用户的数据、网路服务体系。

Dreamweaver MX 2004提供了强大的规范管理,以确保高质量的设计。设计环境提供了CSS,可以迅速高效的开发代码。

Dreamweaver MX 2004新特点简介如下:

(1)可支持自动检测标签和CSS规则来适应所有主流浏览器

(2)提供了更强大的CSS支持。

(3)内建的图形编辑引擎。

(4)增强的FTP安全性。

(5)增大了对主流后台环境的支持。

(6)可直接讲Word和Excel文件复制和粘贴到Dreamweaver 中。

(7)跟Macromedia的其他产品的结合更加紧密。

1.3  Access简介

Access是Office办公套件中一个极为重要的组成部分。刚开始时微软公司是将Access单独作为一个产品进行销售的,后来微软发现如果将Access捆绑在OFFICE中一起发售,将带来更加可观的利润,于是第一次将Access捆绑到OFFICE97中,成为OFFICE套件中的一个重要成员。现在它已经成为Office办公套件中不可缺少的部件了。自从1992年开始销售以来,Access 已经卖出了超过6000万份,现在它已经成为世界上最流行的桌面数据库管理系统。

  后来微软公司通过大量地改进,将Access的新版本功能变得更加强大。不管是处理公司的客户订单数据;管理自己的个人通讯录;还是大量科研数据的记录和处理,人们都可以利用它来解决大量数据的管理工作。

随着版本的升级,Access的使用也变得越来越容易。过去很繁琐的工作现在只需几个很简单的步骤就可以高质量地完成了。

 

第二章   数据库理论基础

 

一个成功的信息管理系统,是建立在许多条件之上的,而数据库是其中一个非常重要的条件和关键技术。信息管理系统所涉及的数据库设计分五个步骤:数据库需求分析、概念设计、逻辑设计、物理设计与加载测试。

(1) 数据库需求分析的任务是将业务管理单证流化为数据流,划分主题之间的边界,绘制出DFD图,并完成相应的数据字典。

(2) 概念设计的任务是从DFD出发,绘制出本主题的实体-关系图,并列出各个实体与关系的纲要表。

(3) 逻辑设计的任务是从E-R图与对应的纲要表出发,确定各个实体及关系的表名属性。

(4) 物理设计的任务是确定所有属性的类型、宽度与取值范围,设计出基本表的主键,将所有的表名与字段名英文化(现在很多软件能支持中文字段,如MS SQL Server,我就是用的中文字段名),实现物理建库,完成数据库物理设计字典。

(5) 加载测试工作贯穿于程序测试工作的全过程,整个录入、修改、查询、处理工作均可视为对数据库的加载测试工作。

要设计出一个好的信息管理系统数据库,除满足系统所要求的功能外,还必须遵守下列原则:基本表的个数越少越好。主键的个数越少越好。键是表间连接的工具,主键越少,表间的连接就越简单。字段的个数越少越好。所有基本表的设计均应尽量符合第三范式。数据库的设计中,如何处理多对多的关系和如何设计主键,是两个有着较大难度、需要重点考虑的问题。下面我们着重从SQL应用、数据库设计范式和查询优化等方面来分析本课题的系统关键技术和实现难点并加以解决。

2.1  数据库系统设计及范式分析

信息系统的主要任务是通过大量的数据获得管理所需要的信息,这就必须存储和管理大量的数据。因此建立一个良好的数据组织结构和数据库,使整个系统都可以迅速、方便、准确地调用和管理所需的数据,是衡量信息系统开发工作好坏的主要指标之一。

2.1.1 数据库系统设计

数据库设计主要是进行数据库的逻辑设计,即将数据按一定的分类、分组系统和逻辑层次组织起来,是面向用户的。数据库设计时需要综合企业各个部门的存档数据和数据需求,分析各个数据之间的关系,按照DBMS提供的功能和描述工具,设计出规模适当、正确反映数据关系、数据冗余少、存取效率高、能满足多种查询要求的数据模型。

数据库设计的步骤是:

(1) 数据库结构定义:目前的数据库管理系统(DBMS)有的是支持联机事务处理CLTP(负责对事务数据进行采集、处理、存储)的操作型DBMS,有的可支持数据仓库、有联机分析处理CLAP(指为支持决策的制定对数据的一种加工操作)功能的大型DBMS,有的数据库是关系型的、有的可支持面向对象数据库。针对选择的DBMS,进行数据库结构定义。
(2) 数据表定义:数据表定义指定义数据库中数据表的结构,数据表的逻辑结构包括:属性名称、类型、表示形式、缺省值、校验规则、是否关键字、可否为空等。关系型数据库要尽量按关系规范化要求进行数据库设计,但为使效率高,规范化程度应根据应用环境和条件来决定。数据表设计不仅要满足数据存储的要求,还要增加一些如反映有关信息、操作责任、中间数据的字段或临时数据表。
(3) 存储设备和存储空间组织:确定数据的存放地点、存储路径、存储设备等,备份方案,对多版本如何保证一致性和数据的完整性。

(4) 数据使用权限设置:针对用户的不同使用要求,确定数据的用户使用权限,确保数据安全。

(5) 数据字典设计:用数据字典描述数据库的设计,便于维护和修改。

为了更好地组织数据和设计出实际应用数据库,应该注意如下问题:

规范化地重组数据结构:对数据进行规范化表达,这在后面将会具体讨论。关系数据结构的建立:在进行了数据基本结构的规范化重组后,还必须建立整体数据的关系结构。这一步设计完成后数据库和数据结构设计工作基本完成,只待系统实现时将数据分析和数据字典的内容代入到所设计的数据整体关系结构中,一个规范化数据库系统结构就建立起来了。建立关系数据结构涉及三方面内容:确定关联的关键指标项并建立关联表;确定单一的父系记录结构;建立整个数据库的关系结构。 

(1)链接关系的确定 

在进行了上述数据规范化重组后,已经可以确保每一个基本数据表(我们简称为表)是规范的,但是这些单独的表并不能完整地反映事物,通常需要通过指标体系整体指标数据才能完整全面地反映问题。也就是说在这些基本表的各宇段中,所存储的是同一事物不同侧面的属性。那么计算机系统如何能知道哪些表中的哪些记录应与其它表中的哪些记录相对应,它们表示的是同一个事物呢?这就需要在设计数据结构时将这种各表之间的数据记录关系确定下来。这种表与表之间的数据关系一般都是通过主或辅关键词之间的连接来实现的。因为在每个表中只有主关键词才能唯一地标识表中的这一个记录值(因为根据第三范式的要求,表中其它数据字段函数都依赖于主关键词),所以将表通过关键词连接就能够唯一地标识出某一事物不同属性在不同表中的存放位置。 

(2)确定单一的父子关系结构

所谓确定单一的父系关系结构就是要在所建立的各种表中消除多对多(以下用M:N来表示)的现象,即设法使得所有表中记录之间的关系呈树状结构(只能由一个主干发出若干条分支,而不能有若干条主干交错发出若干条分支状况)。所谓的“父系”就是指表的上一级关系表。消除多对多关系可以借助于E-R图的方法来解决,也可以在系统分析时予以注意,避免这种情况的发生。消除这种M:N情况的办法也很简单,只需在二表之间增加一个表,则原来M:N的关系就改成了M:1,1:N的关系了。确定数据资源的安全保密属性:一般DBMS都提供给我们自己定义数据安全保密性的功能。系统所提供的安全保密功能一般有8个等级(0-7级),4种不同方式(只读、只写、删除、修改),而且允许用户利用这8个等级的4种方式对每一个表自由地进行定义。 定义安全保密性的方法一般有如下几种: 

a.原则上所有文件都定义为4级,个别优先级特别高的办公室(终端或微机的入网账号)可定义高于4级的级别,反之则定义为低于4的级别。 

b.统计文件(表)和数据录入文件一般只对本工作站定义为只写方式,对其它工作站则定义为只读方式。 

c.财务等保密文件一般只对中工作站(如财务科等)定义为可写、可改、可删除方式,对其它工作站则定义为只读方式,而且不是每个人都能读,只有级别相同和高级别者才能读。

2.1.2  数据库设计范式分析 

建立起一个良好的数据指标体系,是建立数据结构和数据库的最重要的一环。一个良好的数据指标体系是建立DB的必要条件,但不是充分条件。我们完全可以认为所建指标体系中的一个指标类就是关系数据库中的一个基本表,而这个指标类下面的一个个具体指标就是这个基本表中的一个字段。但如果直接按照这种方式建库显然还不能算最佳。对于指标体系中数据的结构在建库前还必须进行规范化的重新组织。 

a  数据组织的规范化形式 

b在数据的规范化表达中,一般将一组相互关联的数据称为一个关系(relation),而在这个关系下的每个数据指标项则被称为数据元素(data element),这种关系落实到具体数据库上就是基本表,而数据元素就是基本表中的一个字段(field)。规范化表达还规定在每一个基本表中必须定义一个数据元素为关键字(key),它可以唯一地标识出该表中其它相关的数据元素。在规范化理论中表是二维的,它有如下四个性质:在表中的任意一列上,数据项应属于同一个属性(如图中每一列都存放着不同合同记录的同一属性数据)。 

(1)表中所有行都是不相同的,不允许有重复组项出现

(2)在表中,行的顺序无关紧要

(3)在表中,列的顺序无关紧要,但不能重复(如图中合同号和合同名谁先谁后都没关系,但二者不可重复或同名)。 

在对表的形式进行了规范化定义后,数据结构还有五种规范化定义,定名为规范化模式,称为范式。在这五种范式中,一般只用前三种,对于常用系统就足够了。而且这五种范式是“向上兼容”的,即满足第五范式的数据结构自动满足一、二、三、四范式,满足第四范式的数据结构自动满足第一、二、三范式,……,依此类推。

第一范式(first normal form,简称1st NF)就是指在同一表中没有重复项出现,如果有则应将重复项去掉。这个去掉重复项的过程就称之为规范化处理。在本文所讨论的开发方法里,1st NF实际上是没有什么意义的。因为我们按规范化建立的指标体系和表的过程都自动保证了所有表都满足1st NF。 

第二范式(second normal form,简称 2nd NF)是指每个表必须有一个(而且仅一个)数据元素为主关键字(primary key),其它数据元素与主关键字一一对应。

第三范式(third normal form,简称 3rd NF)就是指表中的所有数据元素不但要能够唯一地被主关键字所标识,而且它们之间还必须相互独立,不存在其它的函数关系。也就是说对于一个满足了 2nd NF的数据结构来说,表中有可能存在某些数据元素依赖于其它非关键宇数据元素的现象,必须加以消除。

为防止数据库出现更新异常、插入异常、删除异常、数据冗余太大等现象,关系型数据库要尽量按关系规范化要求进行数据库设计。

 

第三章 系统功能模块介绍

 

系统在CPU主频为1.0G内存为256M的PC机上运行的状况良好。在使用本系统的操作系统平台为Windows XP,在使用之前需要安装IIS 5.1,业务管理系统文件夹放到C:\Inetpub\wwwroot目录下,就可以使用IIS 5.1来浏览整个系统。

 

 

 

 

 

3.1  系统功能模块图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2  E-R模型图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3  系统使用流程图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

no

no

yes no yes

no

yes yes

 

 

 

 

 

 

 

 

3.4  各个模块功能简介:

本系统分为五个功能模块,它们分别是信息录入模块、信息修改模块、信息查询模块、信息打印模块。

下面分别介绍各个模块的功能用途,以及使用。

1.信息录入模块

信息录入模块,主要是用来记录的各种信息主要分为四个部分:基本情况、学历情况、工作成绩、社会兼职等。基本情况需要填写姓名、性别、身份证号、入校时间、出身年月、所学专业、家庭住址等信息。这些是一个的最基本的情况,也是必须填写的。学历情况要求填写三次接受教育的时间,毕业的学校以及所学的专业。工作成绩包括三个部分:教学成果、科研成果、所著的学术著作等。社会兼职分为学术团体和社会团体的兼职。需要填写担任的职务、任职的时间以及团体的名称。备注中可以就其他没有说清楚的问题加以补充。

信息修改模块

信息修改模块主要是对的进行修改、删除等操作。此模块以的姓名作为关键字对的整体信息一一列举。点击修改按钮就会跳到信息页面,的基本情况、学历情况、工作成绩、社会兼职等信息可以任意做修改和补充。点击删除按钮就会弹出一个对话框让管理员确认是否真的删除,点击是就会删除信息,若选择否则信息不会被删除。此外该模块为了提高管理员修改信息的效率还提供了以姓名为关键字的检索,找到的信息会用黄色的长条突出显示出来,这样管理员就不必逐个查找了。

2. 信息查询模块

信息查询模块与信息修改模块有一些交叉的部分比如说信息查询模块也可以对的基本信息进行修改删除等操作,基本方法与修改模块很相似。可以说信息查询模块就是信息修改模块的补充和延伸。但是在在信息查询模块中,查询的能力更加强大,它可以以姓名、入校时间、所学专业、所在基本单位等为关键字进行查询,查询结果也是以黄色长条的形式显示出来。可以说查询修改模块结合起来使用,可以大大提高管理员管理信息的效率,增强系统的可用性。

3. 信息打印模块

信息打印模块就是对的基本信息打印输出。基本信息包括基本情况、学历情况、工作成绩、社会兼职等。打印输出就是将这些信息转化为Word文档,然后打印。另外这个模块中也可以查询,其实是为了方便打印某个而做的,如果要打印某个的信息,只要简单查询一下,用不了多少时间他的信息入口就可以找到很方便的就可以将信息打印出来。

4. 帐户管理模块

帐户管理模块就是对各个帐户进行管理。主要有修改账号、添加账号、删除账号等几个功能

 

第四章 系统数据库设计及主要界面

 

4.1数据库的设计:

该业务管理系统一共建立了两个表,分别是admin表和tcinfor表。Admin表比较简单,由于本系统支持多管理员进行管理,所以admin表就是用来存放多个管理员的用户名和密码。此表一共有三个字段,分别是admin_id,admin_name,admin_psw,其中admin_id是数据库自动编号的字段。

此表如图4.1所示:

图4.1 Admin表

tcinfor表是用来存放的各种信息的,包括姓名,性别,出生年月,出生日期,编码,的家庭住址,身份证号,学历情况,社会兼职,担任职务,主要的著作,教学成果等。此表如下图4.2所示:

 

图4.2  tcinfor表

 

4.2  系统主要界面介绍

1. 图4.3是该档案管理的登录界面,也就是欢迎登录界面。

 

 

 

图4.3 档案管理

 

2. 图4.4是系统功能主界面,里面包括了录入信息,修改信息,查询信息,打印信息以及帐号管理等功能。如图4.4所示:

 

图4.4 功能主界面

 

 

3. 信息提交页面

信息提交页面就是将的基本信息包括基本信息,学历情况,社会兼职,备注等信息,提交给数据库。如图4.5所示:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                         

图4.5 信息提交页面

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. 信息修改界面

    信息修改界面能够完成查找然后对找到的记录修改并且删除的操作。如图4.6所示:

 

                                   

图4.6  信息修改

 

5. 信息查询界面

    信息查询界面能够完成按照姓名、工作单位等关键字的检索,最后查到结果。如图4.7所示:

 

图4.7 信息查询

 

 

 

 

6 帐户管理界面

帐户管理界面能够完成修改帐户、添加帐户、删除帐户的操作。如图4.8所示:

 

图4.8 帐户管理界面

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